住民説明会50の疑問 -制作進行中-
住民説明会５０の疑問
Q. 「太陽光発電 地域住民への説明資料」太陽光発電施設の設置を予定しています。そんなに大型でなく30KW程度の低圧設備を検討しています。予定地域ではすでに太陽光発電施設が周辺にあり、地域住民の反対にあった施設もあった、と聞いています。住民説明会を開催しようと考えています。開催案内の作成などは作成可能ですが、説明資料はどのように作成したらよろしいでしょうか。
Q. "説明会案内状未配布ポスティング）住民説明会を開催すると、開催案内状が入っていなかった、というクレームを聞くことがあります。どのように配布すればよろしいでしょうか。"
Q. 「住民説明会 案内文配布時期」 案内文配布時期は何時が適切でしょうか。
Q. 「中高層建築物 説明会 案内文」自治体の中高層の建築物の要綱等により、説明会を開催することになりました。案内文を作る際の注意点を教えてください。
Q. 住民説明会 案内文 ２」お店の新規出店と深夜営業の住民説明会の案内文を作る際の注意点を教えてください。
Q. 「住民説明会 案内文」建設計画の住民説明会の案内文を作る際の注意点を教えてください。"
Q. 「初めての 中高層建築物 説明会」中高層条例を見ると標識設置後は、戸別説明ではなく説明会開催となっていました。初めてで、大変不安です。どうしたら、よろしいでしょうか。
Q. 「初めての近隣説明会」初めて近隣説明会を開催いたします。大変不安です。どのようなことに注意したらよろしいでしょうか。
Q. 「案内状配布、入っていない。」説明会案内状を配布しても、入っていない、というクレームを受ける場合があります。どのように対処したらよろしいでしょうか。
Q. 「主催者控え室」民間の施設を借りると控え室を借りるにも、費用がかかる場合があります。必要でしょうか。
Q. 「会場備えつき設備」会場に既存の音響・映像設備があります。持ち込むのも大変なので、これを使用するつもりですが、注意点は、ありますか。
Q. 「危険物持ち込み対応」大変緊迫した住民説明会を予定しております。危険物を持ち込まれる可能性もあります。受付は、どのように対応したら、よろしいでしょうか。
Q. 「会場誘導」500人規模の住民参加が見込まれます。会場入り口では、どのような誘導をしたらよろしいでしょうか。
Q. 「住民説明会式次第雛形」住民説明会の一般的な式次第を教えてください。
Q. 「主催者の足が丸見え」主催者側席のテーブルが会場備品を使用するため、前の側の板がありません。このまま使用すると、主催者の脚が丸見えですが、どうしましょうか。"
Q. 「報道関係席」マスコミがくることが予想されます。席はどのようにしたら、よろしいでしょうか。"
Q. 会場のサイン(表示)はどんなものがありますか。
Q. ｢満員」説明会場定員いっぱいになっても、まだお待ちの住民の方がいらっしゃる場合、どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「お茶など配布物」説明会で説明資料以外お茶とかお配りしたほうが良いのでしょうか。
Q. 「準備時間」住民説明会を2回行います。準備にどれくらい時間をかけたら良いでしょうか。
Q. "「写真撮影」記録として、会場写真を撮りたいのですが、注意点はありますか。"
Q. 「記名」受付で入場者の方に記名してもらった方が良いのでしょうか。拒否された場合は、どうしましょうか。"
Q. 「勝手口」主催者控え室の進入路・退出路がひとつしかありません。問題ないでしょうか。
Q. ｢機材の数量」大事な地元説明会を控えています。説明映像の上映と質疑応答があります。パソコンやプロジェクターの余裕がなく、1台しか持ち込めません。大丈夫でしょうか。
Q. 「住民説明会、係員数」住民説明会を開催いたします。会場の係員の数は、どのように算出したらよろしいでしょうか。
Q. 「大中小会場、係員数」住民説明会を5回、各別会場で開催いたします。会場により、大きさが異なり150名規模から600名規模まであります。各会場の係員員数は、何名にしたら、よろしいでしょうか。また、大会場だからと言って必ずしも、大人数、来場するとは、限りません。
Q. ｢大会場の連絡方法」500人規模の会場で住民説明会を開催することになりました。会場外にも誘導員を立たせます。連絡は、どうしたらよろしいでしょうか。"
Q. 「会場レイアウト」住民説明会を開催予定です。住民席や主催者席等会場配置は、どのようにしたらよろしいでしょうか。来場予定者は30〜60人と予想しています。
Q. 「質問多数の対応」質問が多くて、とても予定時間に終了できそうもない場合、住民さんに対してどのようなアナウンスが適切でしょうか。
Q. 「質問対応件数」住民参加が多くて、とても全員の質問が回答できないよう場合、質問は「一人一問限り」としたほうがよいでしょうか。
Q. ｢無関係質問」説明会の趣旨とは、無関係の質問を受けた場合、どのように対処したらよろしいでしょうか。
Q. 「チェーン質問」 質問に対して回答すると、その回答に対して質問が生じ、さらにその回答に対して質問が発生し、何時までも質問が終了しない場合が有ります。どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「質疑応答即答」質疑応答で即答する場合あがってしまい、うまく回答できません。また、質問が相次ぐと焦ってうまく回答できません。どうしたら、よろしいでしょうか。
Q. 「複数質問」複数の疑問を整理せずにダラダラと質問された場合、回答に困る場合が有ります。回答しても未回答が有る、など指摘される場合もあります。どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「同時に複数の質問者」同時に複数の質問者が挙手した場合、どの人を選択して回答したら良いでしょうか。
Q. 「悪意発言」大きな声ではいえませんが、ブラックリスト(事業者に悪意を持っている人)が来場しました。説明会のテーマとは、無関係の悪態をつく可能性が非情に大きいです。どうしたらよろしいでしょうか。
Q. ｢質問多数時の質疑応答終了時間設定」質問が多数予想され、とても規定の2時間内では終了しそうにありません。終了の時間設定また、そのアナウンスは、どのようにしたら、よろしいでしょうか。
Q. ｢説明会開始時の基本的お断りメツセージ」住民説明会開催時の会場利用上の基本的な注意事項は、どんなものがあるでしょうか。"
Q. 「説明映像」説明映像は、どういうソフトで作成・保存・持参したらよろしいでしょうか。
Q. 「戸別説明」中高層の建築物の建設を予定しています。10Mを超えそうですが、住民説明会を行えば済むのでしょうか。
Q. 「「中高層建築物 説明」自治体の中高層の建築物の要綱等により、近隣住民に説明をすることになりました。「説明」とは、どういう手法で行うのでしょうか。
Q. 「法律・条例外説明会」ある地域で開発計画を持っていますが、特に法律・条例に触れない規模なのですが、その地域の実力者から「後で近隣の人から、文句を言われても困るので、住民説明会を開催してほしい。」といわれました。どのように開催したらよろしいでしょうか。
Q. 「太陽光発電施設住民説明会」太陽光発電設備の設置を計画しています。設置場所には、特に住民説明会の義務などなく、お金も手間もかかるので、そのまま工事に入りたいと考えています。問題ないでしょうか。
Q. 「条例対象外開発事業」条例の適用未満・適用外の開発行為を行います。地元説明会は必要でしょうか。
Q. 「迷惑施設(葬祭関係)計画」ある町で葬祭施設の計画をしています。その町には、その施設の事前説明に関するルール(条例・要綱)がありません。説明会等開催すれば、いろいろと言われそうだし、開催のやり方も分からないので、このまま着工しようと考えています。問題ないでしょうか。
Q. 「住民説明会 議事録」議事録の作成を要求されています。どのように作成したら、よろしいでしょうか。
Q. 「ゲストハウス開業」ゲストハウスを開業しようとしたところ、自治体の要綱があることがわかりました。事前説明義務もあり、初めてで大変不安です。どのようにしたらよろしいでしょうか。
Q. ビデオカメラまたはスマートフォンをこちらに向けて、撮影している方がいます。「撮影はご遠慮ください。」と注意してもやめません。どうしたらよいでしょうか。
Q. 動議「開催前動議」と議員さんが連呼して説明会を開催させてくれません。どうしたら、よろしいで使用か。
Q. 「住民説明会50の疑問 次質問」
Q. 家族葬の葬祭場新しく家族葬の葬祭場を計画しています。大規模なものでないため、隣接するお隣さん4軒にお知らせして簡単に概要を説明しました。特段、変わったところがなく、普通の施設なのに、猛反対を受けてしまいました。特に東側のお店の反発がものすごく、わめき叫ばれてしまいました。「早々に最低、住民説明会を開催しろ。」とせがまれてしまいました。今後どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「太陽光発電 地域住民への説明資料」太陽光発電施設の設置を予定しています。そんなに大型でなく30KW程度の低圧設備を検討しています。予定地域ではすでに太陽光発電施設が周辺にあり、地域住民の反対にあった施設もあった、と聞いています。住民説明会を開催しようと考えています。開催案内の作成などは作成可能ですが、説明資料はどのように作成したらよろしいでしょうか。
Q. "説明会案内状未配布ポスティング）住民説明会を開催すると、開催案内状が入っていなかった、というクレームを聞くことがあります。どのように配布すればよろしいでしょうか。"
Q. 「住民説明会 案内文配布時期」 案内文配布時期は何時が適切でしょうか。
Q. 「中高層建築物 説明会 案内文」自治体の中高層の建築物の要綱等により、説明会を開催することになりました。案内文を作る際の注意点を教えてください。
Q. 住民説明会 案内文 ２」お店の新規出店と深夜営業の住民説明会の案内文を作る際の注意点を教えてください。
Q. 「住民説明会 案内文」建設計画の住民説明会の案内文を作る際の注意点を教えてください。"
Q. 「初めての 中高層建築物 説明会」中高層条例を見ると標識設置後は、戸別説明ではなく説明会開催となっていました。初めてで、大変不安です。どうしたら、よろしいでしょうか。
Q. 「初めての近隣説明会」初めて近隣説明会を開催いたします。大変不安です。どのようなことに注意したらよろしいでしょうか。
Q. 「案内状配布、入っていない。」説明会案内状を配布しても、入っていない、というクレームを受ける場合があります。どのように対処したらよろしいでしょうか。
Q. 「主催者控え室」民間の施設を借りると控え室を借りるにも、費用がかかる場合があります。必要でしょうか。
Q. 「会場備えつき設備」会場に既存の音響・映像設備があります。持ち込むのも大変なので、これを使用するつもりですが、注意点は、ありますか。
Q. 「危険物持ち込み対応」大変緊迫した住民説明会を予定しております。危険物を持ち込まれる可能性もあります。受付は、どのように対応したら、よろしいでしょうか。
Q. 「会場誘導」500人規模の住民参加が見込まれます。会場入り口では、どのような誘導をしたらよろしいでしょうか。
Q. 「住民説明会式次第雛形」住民説明会の一般的な式次第を教えてください。
Q. 「主催者の足が丸見え」主催者側席のテーブルが会場備品を使用するため、前の側の板がありません。このまま使用すると、主催者の脚が丸見えですが、どうしましょうか。"
Q. 「報道関係席」マスコミがくることが予想されます。席はどのようにしたら、よろしいでしょうか。"
Q. 会場のサイン(表示)はどんなものがありますか。
Q. ｢満員」説明会場定員いっぱいになっても、まだお待ちの住民の方がいらっしゃる場合、どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「お茶など配布物」説明会で説明資料以外お茶とかお配りしたほうが良いのでしょうか。
Q. 「準備時間」住民説明会を2回行います。準備にどれくらい時間をかけたら良いでしょうか。
Q. "「写真撮影」記録として、会場写真を撮りたいのですが、注意点はありますか。"
Q. 「記名」受付で入場者の方に記名してもらった方が良いのでしょうか。拒否された場合は、どうしましょうか。"
Q. 「勝手口」主催者控え室の進入路・退出路がひとつしかありません。問題ないでしょうか。
Q. ｢機材の数量」大事な地元説明会を控えています。説明映像の上映と質疑応答があります。パソコンやプロジェクターの余裕がなく、1台しか持ち込めません。大丈夫でしょうか。
Q. 「住民説明会、係員数」住民説明会を開催いたします。会場の係員の数は、どのように算出したらよろしいでしょうか。
Q. 「大中小会場、係員数」住民説明会を5回、各別会場で開催いたします。会場により、大きさが異なり150名規模から600名規模まであります。各会場の係員員数は、何名にしたら、よろしいでしょうか。また、大会場だからと言って必ずしも、大人数、来場するとは、限りません。
Q. ｢大会場の連絡方法」500人規模の会場で住民説明会を開催することになりました。会場外にも誘導員を立たせます。連絡は、どうしたらよろしいでしょうか。"
Q. 「会場レイアウト」住民説明会を開催予定です。住民席や主催者席等会場配置は、どのようにしたらよろしいでしょうか。来場予定者は30〜60人と予想しています。
Q. 「質問多数の対応」質問が多くて、とても予定時間に終了できそうもない場合、住民さんに対してどのようなアナウンスが適切でしょうか。
Q. 「質問対応件数」住民参加が多くて、とても全員の質問が回答できないよう場合、質問は「一人一問限り」としたほうがよいでしょうか。
Q. ｢無関係質問」説明会の趣旨とは、無関係の質問を受けた場合、どのように対処したらよろしいでしょうか。
Q. 「チェーン質問」 質問に対して回答すると、その回答に対して質問が生じ、さらにその回答に対して質問が発生し、何時までも質問が終了しない場合が有ります。どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「質疑応答即答」質疑応答で即答する場合あがってしまい、うまく回答できません。また、質問が相次ぐと焦ってうまく回答できません。どうしたら、よろしいでしょうか。
Q. 「複数質問」複数の疑問を整理せずにダラダラと質問された場合、回答に困る場合が有ります。回答しても未回答が有る、など指摘される場合もあります。どうしたらよろしいでしょうか。
Q. 「同時に複数の質問者」同時に複数の質問者が挙手した場合、どの人を選択して回答したら良いでしょうか。
Q. 「悪意発言」大きな声ではいえませんが、ブラックリスト(事業者に悪意を持っている人)が来場しました。説明会のテーマとは、無関係の悪態をつく可能性が非情に大きいです。どうしたらよろしいでしょうか。
Q. ｢質問多数時の質疑応答終了時間設定」質問が多数予想され、とても規定の2時間内では終了しそうにありません。終了の時間設定また、そのアナウンスは、どのようにしたら、よろしいでしょうか。
Q. ｢説明会開始時の基本的お断りメツセージ」住民説明会開催時の会場利用上の基本的な注意事項は、どんなものがあるでしょうか。"
Q. 「説明映像」説明映像は、どういうソフトで作成・保存・持参したらよろしいでしょうか。
Q. 「戸別説明」中高層の建築物の建設を予定しています。10Mを超えそうですが、住民説明会を行えば済むのでしょうか。
Q. 「「中高層建築物 説明」自治体の中高層の建築物の要綱等により、近隣住民に説明をすることになりました。「説明」とは、どういう手法で行うのでしょうか。
Q. 「法律・条例外説明会」ある地域で開発計画を持っていますが、特に法律・条例に触れない規模なのですが、その地域の実力者から「後で近隣の人から、文句を言われても困るので、住民説明会を開催してほしい。」といわれました。どのように開催したらよろしいでしょうか。
Q. 「太陽光発電施設住民説明会」太陽光発電設備の設置を計画しています。設置場所には、特に住民説明会の義務などなく、お金も手間もかかるので、そのまま工事に入りたいと考えています。問題ないでしょうか。
Q. 「条例対象外開発事業」条例の適用未満・適用外の開発行為を行います。地元説明会は必要でしょうか。
Q. 「迷惑施設(葬祭関係)計画」ある町で葬祭施設の計画をしています。その町には、その施設の事前説明に関するルール(条例・要綱)がありません。説明会等開催すれば、いろいろと言われそうだし、開催のやり方も分からないので、このまま着工しようと考えています。問題ないでしょうか。
Q. 「住民説明会 議事録」議事録の作成を要求されています。どのように作成したら、よろしいでしょうか。
Q. 「ゲストハウス開業」ゲストハウスを開業しようとしたところ、自治体の要綱があることがわかりました。事前説明義務もあり、初めてで大変不安です。どのようにしたらよろしいでしょうか。
Q. ビデオカメラまたはスマートフォンをこちらに向けて、撮影している方がいます。「撮影はご遠慮ください。」と注意してもやめません。どうしたらよいでしょうか。
Q. 動議「開催前動議」と議員さんが連呼して説明会を開催させてくれません。どうしたら、よろしいで使用か。
Q. 「住民説明会50の疑問 次質問」
Q. 家族葬の葬祭場新しく家族葬の葬祭場を計画しています。大規模なものでないため、隣接するお隣さん4軒にお知らせして簡単に概要を説明しました。特段、変わったところがなく、普通の施設なのに、猛反対を受けてしまいました。特に東側のお店の反発がものすごく、わめき叫ばれてしまいました。「早々に最低、住民説明会を開催しろ。」とせがまれてしまいました。今後どうしたらよろしいでしょうか。
| Q. | 「太陽光発電 地域住民への説明資料」 太陽光発電施設の設置を予定しています。そんなに大型でなく30KW程度の 低圧設備を検討しています。予定地域ではすでに太陽光発電施設が周辺にあり、 地域住民の反対にあった施設もあった、と聞いています。 住民説明会を開催しようと考えています。 開催案内の作成などは作成可能ですが、説明資料はどのように作成したらよろしいでしょうか。 |
| A. | 太陽光発電は2012年のFIT導入以降全国で爆発的に拡大しています。地域の条例や ルール作りがあと追いの形となり、各地でトラブルが多発しました。 しかし、恐れることはありません。ほかのご相談でもご回答しているように基本に忠実に 行うことで地域住民さんの理解を得、事業を推進することが可能です。 資料作りに関してですが、関係のある項目について、各々文章で説明を作成してください。 文書だけでなくイメージがあった方が素人の住民さんにはわかりやすいので、 図面・イラスト・写真・パース・フォトモンタージュ(予測合成写真)等を挿入し、 素人でも直感的に短時間で理解できるよう工夫するとよいと思います。 特に電気設備、原動力設備、排水対策施設、柵、土木工事内容等はイメージを用いた方が 理解促進につながります。 住民説明に当たっては、できるだけ情報を出さない方がうまく推進する、とお考えの事業者さんがいらっしゃいますが、今の時代においては逆です。できるだけ多くの情報を開示して理解促進して事業への反対を減らす方向です。 なお、経産省より太陽光発電など再エネの「説明会及び事前周知措置実施ガイドライン」 2024年2月策定版が発行されています。 説明項目は以下のように詳細な項目となっています。 ・発電事業計画の概要 ・事業の影響と予防措置 盛土･切土／地盤強度／排水対策／法面保護･斜面崩落防止策／防災施設の先行設置／設備設計／施行後の管理の継続性／事業終了後の措置／景観への影響／騒音／振動／排水の汚れ／濁り／反射光／雑草の繁茂／／／／盛土･切土／地盤強度／排水対策／法面保護･斜面崩落防止策／防災施設の先行設置／設備設計／施行後の管理の継続性／事業終了後の措置／景観への影響／騒音／振動／排水の汚れ／濁り／反射光／雑草の繁茂 また、すべての項目について概要の記載を義務付けています。 項目数・厳しい記載条件に驚かれた方もいらっしゃると思います。逆に歓迎してください。 今まで土俵や行司がいない世界に土俵と行司ができたのですから、 こちらを上手に活用してしていくことで事業推進に役立てることが得策です。 注)「実施ガイドライン」2024年2月版で、改定可能性あり。(ただし長期間の検討後なので調整程度と予測されます) |
| Q. | "説明会案内状未配布ポスティング） 住民説明会を開催すると、開催案内状が入っていなかった、というクレームを聞くことがあります。どのように配布すればよろしいでしょうか。" |
| A. | 配布指定エリアに隈なく入れるのは、かなり大変です。地図と現地が違っていたり、ポストが無い建物があったり、地図上にあっても、入り口の導線が探せず、たどり着かないなど。また、マンションなどの集合住宅では、管理人に拒否される場合があります。これには、二人一組で回り、お互いで確認しあいながら回ると、漏れが少なくなり、単調な業務も緊張が長続きするようになります。ポスティング業者に依頼しても、配布実数での請求なので、見つけにくい建物は飛ばされてしまう傾向にあります。配布証明書より未配布証明書の方が有効です。配布していないところを明確にすることにより住民さんへ自信を持って説明することができます。 |
| Q. | 「住民説明会 案内文配布時期」 案内文配布時期は何時が適切でしょうか。 |
| A. | 配布が早すぎると、開催日まで覚えていられない可能性があります。また、遅すぎると、調整がつかない、とクレーム対象になる場合があります。一般的には一週間から10日前が多いです。説明会開催が一日の場合は、機会がありませんので、配布時期に十分注意し2回配布も視野に入れてください。 |
| Q. | 「中高層建築物 説明会 案内文」 自治体の中高層の建築物の要綱等により、説明会を開催す ることになりました。案内文を作る際の注意点を教えてく ださい。 |
| A. | 代表的なひな形を掲載しますので、これを基本にアレンジしてみてください。 --------------------------------------------------- 平成28年〇月〇日 ご近隣の皆様へ （建築主） 株式会社 〇〇〇〇〇〇〇 （設計者）株式会社 〇〇〇〇〇〇〇〇 （〇〇〇）株式会社 〇〇〇〇〇〇〇〇 「(仮称) 〇〇〇〇〇〇〇〇新築工事」説明会開催のお知らせ 謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、現在私どもでは、〇〇〇丁目内において「(仮称) 〇〇〇〇〇〇〇〇新築工事」の建設を計画しております。 つきましては下記の通り「〇〇自治体の中高層建築物の建築計画の事前公開等に関する指導要綱」に基づき説明会を開催いたしますので、ご多用中とは存じますがご出席下さいますようご案内申し上げます。 敬具 記 日 時 平成28 年 〇 月〇日（火） 19：00 ~20:00 会 場 〇〇〇 〇〇〇舘 5号室 〇〇県〇〇〇〇〇〇二丁目8番11号 電話 00-0000-6932 【御案内図】 <地図挿入> (※計画地・説明会場を図に示す) 〈ご連絡窓口〉 株式会社 ○○○○ ○○○○部 ○○○○課 ○○○○ 電話 03（0000）0010 以上 --------------------------------------------------- ※さらに追加情報ある場合は、裏面ご案内文参照 |
| Q. | 住民説明会 案内文 ２」 お店の新規出店と深夜営業の住民説明会の案内文を作る際の注意点を教えてください。 |
| A. | 雛形を参考にご自分の説明会に合うようにアレンジしてみてください。 『○○○○○○店』における○○区大規模商業施設の出店に係る住民説明会及び ○○区商業施設の深夜営業に係る住民説明会のご案内 このたび、○○区大規模商業施設の出店に伴う地域環境保全のための要綱及び○○区商業施設の深夜営業に関わる地域環境保全のための要綱に基づき、平成25年○月00日に○○区に届出を致しました。 つきましては同要綱に基づき、地元の皆様方に計画の概要並びに届出内容を説明させていただくため、下記の日程にて住民説明会を開催致します。 ○○○○○○店 ※ 当会場には駐車場はございません。ご来場の際には徒歩口自転車又は公共交通機関をご利用ください。 ■説明会の日時口場所 日 時 平成25年8月26日(金) 午後7時30分〜午後8時30分 会 場:○○区役所 荒木田ふれあい館 多目的室 ○○区六丁目13番2号 ■施設の概要 (1)大規模商業施設の名称及び所在地 名 称:○○○○○○盾 所 在 地!東京都○○区○○六丁目32番21号 (2)出店者 代表者氏名住所(所在地) 株式会社○○○○ 1代表取締役 ○○○○ 東京都○○区○○五丁目51番12号 (3)新しいテナント 株式会社○○○○ 販売する物品の種類 総合(生活雑貨〔他) 日用雑貨・食品 ■計画の概要 (1)開店予定日 (2)店舗面積 (3)営業時間 : 平成25年10月上旬 午前10時〜午後10時( 予定) ( 平成25年11月30日〜)24時間( 予定) [店舗に関する事項] 株式会社○○○○ 不動産管理部 東京都○○区○○五丁目51番12号 電話 00-3590-1787 担当 ○○ (平日 10100〜 18100) ■お問合せ先 [店舗に関する事項] 株式会社○○○○ ○○○○部 東京都○○区○○五丁目51番12号 |
| Q. | 「住民説明会 案内文」 建設計画の住民説明会の案内文を作る際の注意点を教えてください。" |
| A. | 平成25 年○月吉日 ご近隣の皆様へ （建築主）株式会社 ○○○○ （○○者）株式会社 ○○○○ (※主催者が複数の場合は、掲載する) ○○○○説明会開催のお知らせ（ご案内） 謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、現在私どもでは、○○○○内において○○○○（仮称） の建設を計画しております。つきましては下記のとおり説明会を開催 いたしますので、ご多用中とは存じますがご出席下さいますようご案内申し上げます。 (※条例等に基づく開催の場合は、条例名を入れる) 謹白 記 (必要事項を箇条書きで記載する) 日 時 平成24 年 ○ 月○日（金） 19：00 から 平成24 年○ 月○日（土） 19：00 から 会 場 ○○○○ ご案内図 【地図挿入】 (※計画地・説明会場を図に示す) 〈ご連絡窓口〉 株式会社 ○○○○ ○○○○部 ○○○○課 ○○○○ 電話 03（0000）0010 ※さらに追加情報ある場合は、裏面ご案内文参照 |
| Q. | 「初めての 中高層建築物 説明会」 中高層条例を見ると標識設置後は、戸別説明ではなく説明会開催となっていました。初めてで、大変不安です。どうしたら、よろしいでしょうか。 |
| A. | ご不安になることはありません。計画と近隣への影響について、きちんとご説明をしてください。、説明会のスタイルを整えて、整然と行えば、問題ありません。 個別説明との差は、個別説明が1対1または説明側の方が人数が多く精神的に安心できます。説明会の場合は、住民さんの数の方が多くなる場合がほとんどです。またその場で、同様の質問・懸念を持つ住民さんは、同調し協働する可能性が高くなります。精神的な安定感を保ち、整然と論理的に推進するために、司会進行役を立てることをお勧めいたします。司会進行役がいない場合、事業者対住民という対立構造になりがちです。意見が対立した場合、泥仕合・水掛け論になりがちで、終わりがなくなります。そのような状況を作らないように緩衝材として、司会進行の役割があります また、初めての場合、十分準備したつもりでも、思わぬ質問が出て、答えに窮して冷や汗が出る場合があります。説明会はその一回で必ず終了と意気込まずに、1回目は意見収集、2回目で回答、ぐらいの気持ちで臨むと精神的に楽にスムースに済みます。もちろん、問題なければ１回で終了します。ゴルフで言えば、必ずパーを取ると意気込まず「、ボギーペースの方が気が楽。」と似たようなものです。 |
| Q. | 「初めての近隣説明会」 初めて近隣説明会を開催いたします。大変不安です。どのようなことに注意したらよろしいでしょうか。 |
| A. | ご不安になることはありません。名前の通り、「説明会」ですから説明をすればよいのです。 それには、きちんと説明会のスタイルを整えることが重要です。 まず式次第を作成します。会場の配置を説明会スタイル(主催者、住民さんとゾーン分け)をします。 主催者の服装・会場のサインなど体裁を整えます。 形ができたら、式次第に従い整然と進行します。 間違っても、「懇談会」「協議会」等別の会合にしないことです。 主催はあくまでも、あなたです。 開会・閉会、一切の権利があなたにあります。 会場の都合や準備不足で事業者と住民さんが入り混じった混然としたとした会合にしないことです。 それには、説明会としてのスタイルを整え、スキを見せないことが大事です。 スキからぼろが出て、だんだんと「懇談会」のようなスタイルになってしまう場合があります。 時には、毅然とした態度も重要です。 準備を十二分にして望んでいただければ怖いものはありません。 |
| Q. | 「案内状配布、入っていない。」 説明会案内状を配布しても、入っていない、というクレームを受ける場合があります。どのように対処したらよろしいでしょうか。 |
| A. | 実際配布していても、説明会までの日にちがあれば、他のチラシと紛れてしまったり、別のものが受けとったりクレームの本人に届かない場合があります。当該エリアにポスティングするのと同時に重要対象には別便で案内してください。ポスティングは、配布証明がありません。郵送やメール便などで重要対象には告知しておくと、クレームを避けることができます。川崎市などは、説明会ポスティングを同じ対象に2回している程、完全周知は、困難なものです。 |
| Q. | 「主催者控え室」 民間の施設を借りると控え室を借りるにも、費用がかかる場合があります。必要でしょうか。 |
| A. | 控え室は、事業者の本部室です。対策を練ったり、回答を考えたり、こちら側の話を心おきなくすることができます。最悪住民さんとこじれて帰れない場合、ここにとどまることもできます。多少の費用をお支払いになっても、控え室を確保されることをおすすめします。 |
| Q. | 「会場備えつき設備」 会場に既存の音響・映像設備があります。持ち込むのも大変なので、これを使用するつもりですが、注意点は、ありますか。 |
| A. | 音響映像機器動作の責任はどこにあるのか、確認してください。会場には、音響映像の係りがいる場合があります。いない場合は、使用者の責任が大半です。係りがいない場合、リハーサルで十分な動作確認をしてください。機器の使用頻度が少ない場合、説明会当日、不具合が生じる場合があります。責任者がいなくて、機器の使用頻度が少ない場合、予備で機器を持ちこむことをお勧めいたします。説明会開催には大変な時間と手間が投入されています。再度開催するのは、大変な労力と周囲への説明・理解が必要になります。一期一会の覚悟で臨まれる事をお勧めいたします。 |
| Q. | 「危険物持ち込み対応」 大変緊迫した住民説明会を予定しております。 危険物を持ち込まれる可能性もあります。 受付は、どのように対応したら、よろしいでしょうか。 |
| A. | 説明会は、双方の理解の場です。しかし、危険物が持ち込まれた場合は、主催者ならず住民さんにも被害が及びます。 まず、持ち込ませない対策を講じます。 一つには、空港のエックス線検査機で検査を行うことです。 もう一つは、入り口にロッカーを置き、手荷物をロッカーに入れてもらう方法です。 住民意識を逆なでしないためには、後者をおすすめします。 住民さんには、「スムースな運営のための協力依頼」と説明しておいてください。 |
| Q. | 「会場誘導」 500人規模の住民参加が見込まれます。会場入り口では、どのような誘導をしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | 多くの説明会で会場から開演までの時間は30分をさいています。 3.6秒に一人入場する計算になります。受付で資料を配付するなら、たまらないように人員を配備してください。会場外、会場内、受付、説明会場まで、説明会場内と座席まで流れるように誘導をされることをお勧めいたします。特に入り口にエスカレーターなどがある場合は、入り口・降り口に配備し、スムースな流れを心がけてください。 |
| Q. | 「住民説明会式次第雛形」 住民説明会の一般的な式次第を教えてください。 |
| A. | 一般的には、下記のようなものを用いられることが多いです。 これを元に開催内容にあったものにアレンジしてみては、いかがでしょうか。 <式次第雛形> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 式 次 第 開 会 出席者紹介 事業者挨拶 事業計画の説明 質疑応答 閉 会 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ |
| Q. | 「主催者の足が丸見え」 主催者側席のテーブルが会場備品を使用するため、前の側の板がありません。このまま使用すると、主催者の脚が丸見えですが、どうしましょうか。" |
| A. | 長時間の説明会の場合、脚を崩して一息つきたい場面があります。その際、主催者の脚が見えてしまうと、大変だらしなく見えます。説明や回答が整然と行われても、脚の形で悪印象を与えてしまいかねません。テーブルの脚の部分は、白い布 で覆いましょう。当日、現場で気づいたときは、文房具屋で白い模造紙を購入して、セロテープ等で上手に張りましょう。ちょっと離れれば、住民席からは張ってあることはわかりません。脚ぐらいはリラックスさせて発言に集中しましょう。 " |
| Q. | 「報道関係席」 マスコミがくることが予想されます。席はどのようにしたら、よろしいでしょうか。 " |
| A. | "マスコミは、説明会の対象の住民でありません。住民さんとは、席を分けてください。 続きは下記頁からお問い合わせください。無料でご回答いたします。 http://xn--6oqvev14e4pfk16b.com/form/index.php |
| Q. | 会場のサイン(表示)はどんなものがありますか。 |
| A. | "サインには、案内に関するもの、誘導に関するもの、場所に関するもの、注意勧告のものなどがあります。 案内に関するものは、説明会のタイトル・主催者等を表示します。 誘導に関するものは、いわゆる矢印看板です。 場所に関するものはトイレや喫煙所等です。 注意勧告のものは禁煙や撮影禁止等です。 場所に応じて、紙質を考慮し、ラミネートコーティングをされることをお勧めします " |
| Q. | ｢満員」 説明会場定員いっぱいになっても、まだお待ちの住民の方がいらっしゃる場合、どうしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | 定員になった場合、席がありません。また消防法に違反します。とりあえず、この2点でご説明してください。なお、複数回説明会を実施される場合は、その予定を知らせてください。それでもまだ、納得されないような場合は、不満点をお聞きください。質問があるようでしたら、書面質問を受けてください。書面回答を後日差し上げる旨お伝えされることをお勧めいたします。それほど関心の高い説明会であれば、会場選定・日程選定に十分なる配慮をされ、満員の際の対処を案内状に記載されることをお勧めいたします。 |
| Q. | 「お茶など配布物」 説明会で説明資料以外お茶とかお配りしたほうが良いのでしょうか。 |
| A. | 説明会は、説明理解の場です。それ以外の配付に関する件は基本的に主催者の自由です。ただし、緊迫した説明会ですとペットボトルを投げられたりして、思いやりが仇になる場合があります。また、住民さんが会場に置いていかれると、後かたづけをしなければなりません。人数が多い説明会では、ゴミ処分だけでも大変です。これは、ほんとにケースバイケースです。その説明会の空気を読んで、選択されることをお勧めいたします。 |
| Q. | 「準備時間」 住民説明会を2回行います。 準備にどれくらい時間をかけたら良いでしょうか。 |
| A. | 初日は、余裕を見て3時間前ぐらいから始めると、何か問題があった場合でもあわてなくてすみます。集合→ミーティング→資料・機材確認→会場設営→リハーサル→開場 という流れで30分前には、終了することをお勧めいたします。2日目は、初日の具合を見て若干遅れて集合でも、良いでしょう。初日に何か、問題があった場合は、3時間以上前から集合されてください。 |
| Q. | "「写真撮影」 記録として、会場写真を撮りたいのですが、注意点はありますか。" |
| A. | まず、開演時、司会から報告書作成のため、写真撮影を行います。」と断りを入れてください。なお、撮影に当たっては、住民さんの後方から撮影し、顔のアップや個人が特定できる撮影方法は、避けることをお勧めいたします。 |
| Q. | 「記名」 受付で入場者の方に記名してもらった方が良いのでしょうか。拒否された場合は、どうしましょうか。 " |
| A. | 受付での「記名」は特に決まりがなく、主催者の自由です。同じように来場者にも記名の義務は、ありません。従って無理矢理記名させることは、住民感情をこじらせてしまう場合があります。一般的には、受付に記名表をおいておけば、皆さん記名していただけることが多いです。ただし、最近は個人情報保護の関係で、シビアになっていることが多い為、「本件以外の利用無し」等のクレジットの表示をお勧め致します。 また報道関係者には記名を義務づけることをお勧めいたします。説明対象とは異なりますので所属を明確にしておく必要があります。 |
| Q. | 「勝手口」 主催者控え室の進入路・退出路がひとつしかありません。問題ないでしょうか。 |
| A. | 演劇ができるホールを借りると、楽屋口というのがあります。いわゆる役者さんが出入りする路です。いろんな施設の中には、進入路・退出路が同一の会場があります。住民さんの多大な反発にあいますと出口でずっと待たれて、帰れない場合があります。シビアな説明会の場合は、「勝手口」がある会場を選定することをお勧めいたします。 |
| Q. | ｢機材の数量」 大事な地元説明会を控えています。説明映像の上映と質疑応答があります。パソコンやプロジェクターの余裕がなく、1台しか持ち込めません。大丈夫でしょうか。 |
| A. | 他のQAでもお答えいたしましたが、説明会は一発勝負です。また、パワーポイントなどは、トラブルがおきやすいソフトです。映像が映らなかったら、その事業や説明自体の質を問われることにもなりかねません。ﾊﾟｿｺﾝのデータのバックアップを取るように機材のバックアップもご用意ください。基本的にすべて予備一台は、ご用意されることをお勧めいたします。特に設定によって動作するパソコン・プロジェクタは、必ず2台以上をご用意ください。映像が映らなかったときの冷や汗を思い浮かべれば、お安い準備です。 |
| Q. | 「住民説明会、係員数」 住民説明会を開催いたします。会場の係員の数は、どのように算出したらよろしいでしょうか。 |
| A. | まず、業務ごとにできるだけ詳細に員数表を作成してください。たとえば、説明・回答班、会場設営班、音響映像班、お客様対応班等。また、会場の場所ごと、場外、場内、ホール内等に割り振ります。そして、設営〜撤去まで各々時間ごとの業務を割り当ててみます。この際、経験が少ない事業者の方は、担当者の業務を専任にすることです。たとえば、設営・撤去担当は、設営撤去に専念していただきます。住民さんのマイク持ち運び係りは、マイク運びのみやっていただくことです。進行内容で手持ち無沙汰な時が出てきますが、非常に単純化されていますので、手違いが起こりません。また、普段は別の本業がおありですから、そんなに真剣に説明会に没頭できるわけでもなく、この程度の密度の方が、チームのまとまりも良くなります。最終的に各班の責任者と予備員を決めて、トータル人数を決めます。慣れていない催事は、人数がすべてと言っても過言ではありません。 |
| Q. | 「大中小会場、係員数」 住民説明会を5回、各別会場で開催いたします。会場により、大きさが異なり150名規模から600名規模まであります。各会場の係員員数は、何名にしたら、よろしいでしょうか。また、大会場だからと言って必ずしも、大人数、来場するとは、限りません。 |
| A. | まず、小規模の会場の員数表を業務ごとにごとにできるだけ詳細に作成してください。たとえば、説明・回答班、会場設営班、音響映像班、お客様対応班等。そして、各々時間ごとの業務を割り当ててみます。小規模の会場の員数表が完成したたら、最大規模の会場の員数表を作成いたします。そのあいだの人数が中規模の会場です。ここで注意点は、来場者の数に関係なく、会場の規模で員数を決めるというとです。実際の来場者の数に無関係に大会場は、員数が必要になります。広い会場の場合、設営撤去に時間がとられます。また、係員が大会場に分散されますので、兼務が困難になります。 |
| Q. | ｢大会場の連絡方法」 500人規模の会場で住民説明会を開催することになりました。会場外にも誘導員を立たせます。連絡は、どうしたらよろしいでしょうか。 " |
| A. | 会場内だけでも距離がある場合、連絡をスムースにとることが困難になります。まして会場外にも係りがいる場合、情報を統合して、指示を出すことが困難になります。簡易的には携帯電話を使用すればよいですが、緊迫した説明会では、この使用もはばかれます。トランシーバーの利用がよろしいと思います。情報発信が全員に同時に到達いたします。また、イヤホン型のヘッドホンを使用すればトランシーバーの存在自体気づかれにくくなります。レンタルを利用すれば、費用も抑えることができます。 |
| Q. | 「会場レイアウト」 住民説明会を開催予定です。住民席や主催者席等会場配置は、どのようにしたらよろしいでしょうか。来場予定者は30〜60人と予想しています。 |
| A. | 特に決まりは、ありませんが、一般的なものをご紹介いたします。 まず、住民席は予想の2割増し程度を縦に2列か3列程度に分けて配置します。質疑応答の際、マイク係りが住民さんのそばまで行きやすくする為です。それ以上の椅子は会場後方に置いて、予想以上の来客の対応を可能にしておきます。 主催者席は会場の前方、客席から見て左側(下手)に配置し、真ん中に映像スクリーン、右側(上手)に式次第を設置します。その他主催者係員は、左側(下手)サイドに配備します。 会場入り口は、1か所に絞り、資料を渡しやすく記名しやすいように、住民導線と平行に受付ーブルを設置します。 これを基本に会場の特長に合わせて、調整します。設営・撤去、運営が機能的に行われるように工夫してみてください。会場関係者が連合部隊の場合は、簡単な会場配置図を作成し配布すると、混乱が少なくなります。 |
| Q. | 「質問多数の対応」 質問が多くて、とても予定時間に終了できそうもない場合、住民さんに対してどのようなアナウンスが適切でしょうか。 |
| A. | 無理やり終了しようとしますと、ますます質問が相次ぐ可能性があります。質問が大変多い場合は、予定終了時間の１０分ぐらい前から、「予定終了時間が近づいておりますので、あと2，3名の方の質問の回答でお願いいたします。」など事前アナウンスを入れ、納得いく形にして無理のない終了をされた方が後々の両者の関係がうまく行くと思います。 |
| Q. | 「質問対応件数」 住民参加が多くて、とても全員の質問が回答できないよう場合、質問は「一人一問限り」としたほうがよいでしょうか。 |
| A. | 質問のある方は、複数疑問をお持ちの方が多いので、1問と限定しないほうが良いと思います。限定すれば、反発する可能性が大変強く複数質問する場合が多いです。 それに対して、無理やりとめることは、かなり困難です。「一人２，３問程度」とし、質問できなかった方は、文書での質問と回答など後ほどのフォローということで、説明会の時間は、切り抜けたほうがスムーズに進行できる、と考えます。 |
| Q. | ｢無関係質問」 説明会の趣旨とは、無関係の質問を受けた場合、どのように対処したらよろしいでしょうか。 |
| A. | 住民説明会には、各々趣旨があります。住民さんの中には、趣旨と無関係の質問をされる方がいらっしゃいます。説明会の込み具合にもよりますが、すいている場合は「関連の回答」を、込んでいる場合は｢貴重なご意見ありがとうございます。」とします。上手な回答で住民感情をさかなでないないことをお勧めいたします。 |
| Q. | 「チェーン質問」 質問に対して回答すると、その回答に対して質問が生じ、さらにその回答に対して質問が発生し、何時までも質問が終了しない場合が有ります。どうしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | 回答は、質問内容・説明会テーマに限定して簡潔に回答するよう心がけてください。また、専門用語をできるだけ避けて平易な言葉で説明してあげてください。回答が質問を呼ばないようにしていただくこと、をお勧めいたします。 |
| Q. | 「質疑応答即答」質疑応答で即答する場合あがってしまい、うまく回答できません。また、質問が相次ぐと焦ってうまく回答できません。どうしたら、よろしいでしょうか。 |
| A. | 想定問答集等で十分対策済みであれば、質疑応答の形式を少し変更したらよい、と思います。たとえば、 続きは下記頁からお問い合わせください。無料でご回答いたします。 http://xn--6oqvev14e4pfk16b.com/form/index.php |
| Q. | 「複数質問」複数の疑問を整理せずにダラダラと質問された場合、回答に困る場合が有ります。回答しても未回答が有る、など指摘される場合もあります。どうしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | 質疑応答が始まる前に「質問は整理して一人何問以内」と条件提示をします。また、質問を受けたら、一番目は○○○○二番目は○○○○三番目は○○○○と整理し復唱します。これによりスムースな回答に移れると思います。 |
| Q. | 「同時に複数の質問者」同時に複数の質問者が挙手した場合、どの人を選択して回答したら良いでしょうか。 |
| A. | 全員が質問できそうにない時は、公平感を保つようにご選択ください。たとえば挙手の順番、席の順番(前の列から後ろの列へ等)男女の順番、法則がわかるようにご指名してあげてください。くれぐれも「いやな人・質問を避けて指名している。」と思われないように指名順に公平感を出してご指名してください。 |
| Q. | 「悪意発言」大きな声ではいえませんが、ブラックリスト(事業者に悪意を持っている人)が来場しました。説明会のテーマとは、無関係の悪態をつく可能性が非情に大きいです。どうしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | 基本的にブラックリストの方を避けないで公平に指名してください。挙手された方が少ない場合指名します。おそらく罵詈雑言、凍りつくような発言がされるでしょう。 続きは下記頁からお問い合わせください。無料でご回答いたします。 http://xn--6oqvev14e4pfk16b.com/form/index.php |
| Q. | ｢質問多数時の質疑応答終了時間設定」 質問が多数予想され、とても規定の2時間内では終了しそうにありません。終了の時間設定また、そのアナウンスは、どのようにしたら、よろしいでしょうか。 |
| A. | どの会場にも利用時間が設定されています。それ以上使用することは管理上不可能です。従って開催時間を設定し、その時間内で終了する以外ありません。混乱する住民説明会では、住民さんの感情を逆なでしない運営をすることが肝要です。2時間の規定時間であれば少し短めの終了時間を設定し(例えば1時間半)告知しておきます。説明会では、1時間半の終了時間が迫ったら、終了時間が近づきましたが、皆様のご要望に応じ、お受けいたします、とアナウンスし、30分程度延長します。最後は、会場の管理の都合ということで閉会せざるを得ません。ただ、まだ質問者がいる場合は、文書質問などの対応をアナウンスしてあげておくとスムースに閉会できると思います。 |
| Q. | ｢説明会開始時の基本的お断りメツセージ」 住民説明会開催時の会場利用上の基本的な注意事項は、どんなものがあるでしょうか。" |
| A. | 住民説明会に限らず、催事を開催する場合の来場者への 最低限のメッセージがあります。 場内禁煙・飲食禁止・危険物持ち込み禁止等です。 状況に応じて、撮影禁止・録音禁止等があります。 その他、非常口案内、非常時対応案内は、必須です。 これらは、開演前にスクリーン画面に映しておいたり、配布しておいて、 開催時間に影響しないようにしておくと良いと思います。 |
| Q. | 「説明映像」 説明映像は、どういうソフトで作成・保存・持参したらよろしいでしょうか。 |
| A. | 説明会というくらいでまず説明有りき、です。今は資料配付だけでなく、映像を映しながら説明するのが一般的です。さて、作成ソフトはパワーポイントが多いようです。使い慣れている、修正が簡単等理由は種々有ります。ただし、このソフトは設定によって、形をなしている為、PCや音響機器など接続機械が変わると、従来通り動作しない可能性が大変高いです。数年前までは、現場で動かなくなって、真っ青になってしまったことがよく報告されました。10回開催したら、1回は必ず事故が有りました。このような不確かなソフトを使用するには、確度の高いデータを残しておくことが重要です。修正が容易と言うことは、変化も用意と言うことです。パワーポイントに限らず、何のソフトで作成しようが、変更の出来ないデータも残しておくことをお勧めいたします。画像は、Jpeg等の固定データにする。動画は、ビデオデータにして保存しておく。このようなデータも持参しておくことで、ずいぶん気持ちに余裕が持てます。 |
| Q. | 「戸別説明」 中高層の建築物の建設を予定しています。 10Mを超えそうですが、住民説明会を行えば済むのでしょうか。 |
| A. | 一定以上の高さの建築物を建設する場合、周囲の住民さんに対して、事前に説明する必要が生じます。これは、建ててしまってから、後で紛争に至ると、事業者・住民双方、大変な軋轢が生じ、ご近所関係がうまくいかなくなる、と考えられているからです。 建築前の事前の説明の方法としては、「住民説明会」「戸別説明」があります。 住民説明会(近隣説明会・隣接説明会)は、場所を決め、住民さんをまねき、一堂に説明します。 これに対して、戸別説明」は、一軒一軒、回って資料を提示して、説明します。質問があったら受けます。 要は、関係する地域住民に対して、建築計画の内容と環境影響に関する説明を十分に施し、後から、しこりの無いようにすることが重要です。 「近隣説明会・近接説明会」か「戸別説明」のどちらか、又は両方を取るかは、各自治体によって微妙に異なります。 例:東京都港区(近隣説明会+:欠席者に戸別説明2回)、東京都墨田区(近隣説明会+:欠席者に戸別説明3回)、 等 また、高さにより、10m、15m、20m、で説明方法を変えている自治体もあります。 各自治体の条例・要綱によって微妙に異なります。建築確認を取るには、その自治体の規則に基づいた方法で説明し、報告書を作成することです。 但し、「戸別説明」が要求されるのは、関係地域が比較的狭いいわゆる「ご近隣」対応です。 自治体の規則があるから大変と考えられるかもしれませんが、逆に規則があるから、楽だとお考えください。 太陽光発電施設等は規則がこれからなので、様々な地方でトラブルが発生しています。前向きに考えて、一軒一軒、ご説明してください。 |
| Q. | 「「中高層建築物 説明」 自治体の中高層の建築物の要綱等により、近隣住民に説明をすることになりました。「説明」とは、どういう手法で行うのでしょうか。 |
| A. | 一定規模以上は「説明会」開催が多く、基本的に「説明会」を開催すれば問題ないところがほとんどです。各自治体によって若干の差があります。詳細は各自治体の要綱等をご参照ください。一番案件が多い東京23区を下記に掲載いたします。 1.中央区中高層建築物の建築計画の事前公開等に関する指導要綱 http://www.city.chuo.lg.jp/kankyo/keikaku/yoko/tyuukousou_youkou.html 2. 港区中高層建築物等の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.minato.tokyo.jp/kenchikufunsou/kankyo-machi/sumai/kekaku/funsoyobo/annai.html 3. .新宿区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例【新宿区例規集】 https://www.city.shinjuku.lg.jp/seikatsu/file18_04_00005.html 4. 4. 文京区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整及び開発事業の周知に関する条例 http://www.city.bunkyo.lg.jp/bosai/tochi/hunsou/setumeikai.html 5.台東区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.taito.lg.jp/index/kurashi/jutaku/funso/hyoshiki.html 6..墨田区中高層建築物の建築に係る紛争の予防及び調整に関する条例 http://www.city.sumida.lg.jp/sangyo_matidukuri/matizukuri/kentiku/cyuukouosu.files/tebiki-kenchikunusi_280401.pdf 7.江東区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.koto.lg.jp/reiki-koho/reiki_honbun/ag10904031.html 8.品川区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.shinagawa.tokyo.jp/hp/page000016200/hpg000016196.htm 9.目黒区中高層建築物等の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.meguro.tokyo.jp/kurashi/sumai/kenchiku/kyougi_kibo/hyoshiki.files/hp-aramasi.pdf 10.大田区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例（http://www.city.ota.tokyo.jp/seikatsu/sumaimachinami/kenchiku/chuukousou_seido/setsumei.html 11.世田谷区中高層建築物等の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.setagaya.lg.jp/kurashi/102/119/337/338/d00140071.html11. 12.渋谷区渋谷区中高層建築物等の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.shibuya.tokyo.jp/kurashi/machi/hunsou.html 13.中野区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/dept/502000/d002342_d/fil/A-1.pdf 14.杉並区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.suginami.tokyo.jp/_res/projects/default_project/_page_/001/004/984/tyukoso_aramasi_201504.pdf 15.豊島区中高層建築物の建築に係る紛争の予防及び調整に関する条例 http://www.city.toshima.lg.jp/314/machizukuri/sumai/kekaku/tateru/010173.html 16.北区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例. http://www.city.kita.tokyo.jp/jutaku/jutaku/kenchiku/chukoso/index.html 17.荒川区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.arakawa.tokyo.jp/kankyo/kenchiku/jorei/funnsoujourei.html 18.板橋区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例http://www.city.itabashi.tokyo.jp/c_kurashi/006/attached/attach_6706_1.pdf 19.練馬区中高層建築物等の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 http://www.city.nerima.tokyo.jp/kurashi/jigyosha/doboku/funso/yobo.html 20. 足立区中高層建築物等の建築に係る紛争の予防及び調整条例 https://www.city.adachi.tokyo.jp/on-line/shinsesho/documents/d09300007_1_1.pdf 21.葛飾区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.katsushika.lg.jp/keikaku/reiki_int/reiki_honbun/ag12304861.html 22.江戸川区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.edogawa.tokyo.jp/kankyo/toshikeikaku/ruletokyogi/funsoujorei.html 23.千代田区中高層建築物の建築に係る紛争の予防と調整に関する条例 https://www.city.chiyoda.lg.jp/koho/machizukuri/kenchiku/chukoso.html 東京23区中高層建築物説明会情報 以上 |
| Q. | 「法律・条例外説明会」 ある地域で開発計画を持っていますが、特に法律・条例に触れない規模なのですが、その地域の実力者から「後で近隣の人から、文句を言われても困るので、住民説明会を開催してほしい。」といわれました。どのように開催したらよろしいでしょうか。 |
| A. | 一番簡単な方法は、その地域の一定規模以上の同種の法律・条例をそのまま適用して説明会を開催する方法です。周知範囲・説明内容などすべてに決まりがありますので、それに準じ、説明内容を作成し、地域住民に周知し、開催します。報告書も同様に作成します。法律・条例上の手続きと異なる点は、役所への手続きが不要なことです。目的は、説明責任を果たすということですから、厳密に法律・条例に準じて行えば、実施後もクレームは、つきにくくなります。 次に同種の法律・条例がない場合ですが、一企業・団体の開催催事となり、すべて自由に行うことが可能です。しかし、開催してみて反対住民が多数集まって、再度の説明会を要請されるかもしれません。来場者はゼロかもしれません。しかし、ふたを開けてみなければ、わかりません。説明会を開催するには、最悪を考えて準備をしませんと、大変な負担を抱え込むことにもなりかねません。 周知・説明対象者・来場者制限・説明内容・質疑応答、すべてが自由であるがゆえに、その決まりを問われることになります。極端な事業者優先行為は、逆に住民の反感を買うことにもなりかねません。 まず、要請した人の真意をはかりましょう。要請した人の「心配事」「真意」を探りましょう。まず第一番目にそれをクリアする内容を作成します。あとは、できるだけ公平に事業者に有利なだけの説明会を避ける様にします。住民説明会の目的は、説明会を通して、「事業概要を説明し、地域住民に受け入れてもらうこと」ですから、それが満足されるようなものであれば、成功する説明会になると考えます。 |
| Q. | 「太陽光発電施設住民説明会」 太陽光発電設備の設置を計画しています。設置場所には、特に住民説明会の義務などなく、お金も手間もかかるので、そのまま工事に入りたいと考えています。問題ないでしょうか。 |
| A. | 再生可能エネルギー固定価格買い取り制度(FIT)の導入以来、太陽光発電施設の建設ラッシュとなりました。当初、どこの自治体にも規定がなく、自由に建設が可能でした。最近、住民とのトラブルが多発し、各地で反対運動が起こっています。何も規定がないだけに自由に周囲への説明がなかった結果ともいえます。多発するトラブルに最近では、住民説明会開催の条例や環境アセスメントの条例が施行されるようになりました。 貴社の計画地に条例がないとしても、周囲との無用な摩擦を避けるため、説明責任を果たしておいた方が後々のトラブルを避けることができます。説明不足が住民不安・不審につながり、反対運動まで発展する可能性があります。 環境アセスや中高層建築物の条例やら、縛りがある方が説明内容が決まって、やりやすい、とも言えます。 何も縛りがなくても、最低限下記のような説明をされれば、よろしいと思います。 事業会社概要と事業部概要・発電事業建設計画概要・事業の目的と整備方針・設備工事と管理の概要・周辺環境への影響と対策・建設後の維持管理 以上 |
| Q. | 「条例対象外開発事業」条例の適用未満・適用外の開発行為を行います。地元説明会は必要でしょうか。 |
| A. | 現在、市民参加協働条例を制定している自治体が約3割あり、増加する傾向にあります。また現在の情勢として、原発問題に代表されるように大変市民意識が高まっています。条例外でも市民への説明責任は存在する、と考えていたほうが間違いありません。説明会をしなくて、後からいらぬクレームをつけられたり、こじれて、紛争に陥ったりすると、大変です。保険の意味でも説明会の開催をお勧めいたします。企業の中では、条例にかからなくても、自ら環境調査をして、その発表会である説明会を開催している会社があります。個々に個別説明をするなら、1回の記者会見で済ましてしまうようなものです。今の世の中ですと、開催しておいたほうが無難である、と言えると思います。仮に住民来場者がゼロであったとしても、貴社の説明責任は果たされ、また、それが貴社の企業姿勢を反映している、ことになると思います。 |
| Q. | 「迷惑施設(葬祭関係)計画」ある町で葬祭施設の計画をしています。その町には、その施設の事前説明に関するルール(条例・要綱)がありません。説明会等開催すれば、いろいろと言われそうだし、開催のやり方も分からないので、このまま着工しようと考えています。問題ないでしょうか。 |
| A. | 高齢化社会の到来で、今後、迷惑施設(葬祭施設)は、増える傾向にあります。それに対応して、事前説明条例を検討している自治体が複数あります。仮に条例にないからと着工した場合、建築看板の用途記載により明らかになると思われます。 その後、地域住民は、おそらく、どのような施設になるか、説明を求めてくることが予想されます。自分がお世話になるかもしれない施設ですが、総論賛成、近くには反対です。個人での説明要求なら良いですが、町会単位でまとまると、質問状等への回答要求が始まります。その後、住民さんの輪が広がると、事業者への説明会要求、となります。条例にないから、と拒んでいると、住民さんが開催する「葬祭施設計画意見交換会」に出席要求が来る可能性が高くなります。 住民さん主催「葬祭施設計画意見交換会」に出席するとどうなるでしょうか。多数の住民さんの質問攻めにあい、たたかれっぱなしのサンドバック状態になります。 ここで明言できるのは、催事というのは、あくまでも主催者が有利ということです。住民さん主催の会合に出席するなら、事業者側の催事に出席頂いた方がはるかにことは、うまく進みます。 住民さん主催「葬祭施設計画意見交換会」でうまく、納得がいけばよいですが、行かない場合、更なる「葬祭施設計画協議会」なるものに出席要求が来ます。さらに反対運動が過熱すると、自治体に「建設反対要望」の署名や「建設反対」ののぼりが立ち始めます。 さて、その間も、施設建設は進み、竣工となりました。さて、営業オープンできるでしょうか。事業者としては、「法令・条例適合」の錦の御旗がありますが、とても、開業できたものでは、ありません。「沖縄の辺野古移転」ではありませんが、どんな妨害が来るか、想像もできません。 このような推移は、他人事ではありません。要求の多い「保育園」でさえ、反対にあい、断念する例が多いのです。 ここで言えることは計画・建設・竣工と状態が進むごとに、事業者側の説明と計画の修正が不利になる、ということです。 また、竣工後まで、反対運動が継続していると、豊洲市場ではありませんが、財政負担が半端では無くなります。 さて、このような場合、計画段階の説明会の開催をお勧めします。「反対」が想定されるなら、なおさらです。計画段階であれば、修正も容易で軽微な負担で済みます。住民さんから言われるのが嫌だ、経験がない等の理由で先延ばしして、大きな負担を背負うより、はるかに負担が少ないことは、明らか、だと思います。後々、複数の個別説明をするなら、1回の説明会が記者会見の役割をはたします。 |
| Q. | 「住民説明会 議事録」 議事録の作成を要求されています。 どのように作成したら、よろしいでしょうか。 |
| A. | 詳細な議事録と要約した議事録があれば、問題ないと思います。 詳細な議事録は、録音記録を元に正確に起こします。これは、録音が命ですので、音響設備から直接ラインコードで結んでください。ラインコードが使えない場合は、スピーカーの真正面においてください。 要約版は、質疑を中心に作成してください。質門・回答のポイントを整理して、まとめてください。要約版は、速報版の役目も果たします。説明会の際、ノートパソコンなどで入力し、早めの報告を心がけされることをお勧めします。後から詳細な議事録と照合されると良いと思います。 |
| Q. | 「ゲストハウス開業」 ゲストハウスを開業しようとしたところ、自治体の要綱があることがわかりました。 事前説明義務もあり、初めてで大変不安です。どのようにしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | 東京五輪が近づき、各地で簡易宿泊所 ゲストハウス民泊の営業や投資をする人が増えてきました。 また、Airbnb等のサイトにより誰でも簡単に宿泊可能な世の中になってきました。 ゲストハウス・簡易宿泊所の近隣説明は、従来の近隣説明の中でも、割と範囲が狭く条例も簡単なものが多いものです。 <例:説明対象> ・マンション等の共同住宅/共同住宅内の部屋の使用者 ・戸建て民泊施設/隣接建物の使用者 各地の条例によって異なりますが、半径10数mの範囲の住民が「説明対象」と考えれば大体間に合いそうです。 説明内容は、ほかでもご紹介したように施設とサービス内容を理路整然と行えば問題ないと思います。特にゲストハウスは、一般人を対象としますので、騒音やごみなどをめぐる防止策を明快にご説明されれば、住民さんの不安は払拭されると思います。 なお、他の説明会と同様、会場・服装などきちんと身づくろいをして開催すれば、そんなに問題は無いと思います。 ただし、京都等の歴史と文化のある町で住民さんも知識階層の高い地域は、それなりの構えをして実行されることをお勧めします。 |
| Q. | ビデオカメラまたはスマートフォンをこちらに向けて、撮影している方がいます。「撮影はご遠慮ください。」と注意してもやめません。どうしたらよいでしょうか。 |
| A. | 事業者・ほかの住民さんにも肖像権があります。撮影されて、SNS等にアップロードされると、大変なことになります。 基本的に不特定多数が集まる施設には、運営管理者ルールに従うのが、一般的です。守っていただけないなら、運営管理者として説明会参加をお断りして、退場してもらうほかありません。 |
| Q. | 動議 「開催前動議」と議員さんが連呼して説明会を開催させてくれません。どうしたら、よろしいで使用か。 |
| A. | 「動議」とは動く議案のことを指します。これは、役員会、株主総会などの議案審議会で、事前に提示された議案以外でその場で出される議案のことを指します。 説明会には議案はありませんし、審議もありません。 こういうことのためにも、説明会次第をきちんと作成し、掲示することが大事です。 議員さんの中には、住民説明会を票獲得のPRの場ととらえている方が多く、次第を読み上げ、理路整然と説明してあげてください。 |
| Q. | 「住民説明会50の疑問 次質問」 |
| A. | 「住民説明会50の疑問 次回答」 |
| Q. | 家族葬の葬祭場 新しく家族葬の葬祭場を計画しています。大規模なものでないため、隣接するお隣さん4軒にお知らせして簡単に概要を説明しました。特段、変わったところがなく、普通の施設なのに、猛反対を受けてしまいました。特に東側のお店の反発がものすごく、わめき叫ばれてしまいました。「早々に最低、住民説明会を開催しろ。」とせがまれてしまいました。今後どうしたらよろしいでしょうか。 |
| A. | まず、当該自治体の葬祭場に関する条令・要綱など定めがあるか、ご確認ください。もし、あった場合は、それに従い忠実に手続きを進めてください。何の決まりがないより、自治体の定めたルールにのっとってやった方が大義名分が立ちます。なにか、言われた場合は、条例○条により、進めております、ということができます。 もし、その自治体に葬祭場に関する条令・要綱などがない場合、フリーマッチとなります。どのような手段・方法で合意に至っても構いませんが、合意の土俵の枠・行司も不在なので、出口が見えなくなる場合があります。 一つの方法として、一番近い自治体の条令・要綱を使用して合意推進する方法があります。自治体の条令・要綱は、周辺事例を参考に作成される場合が多いので、それを楯に理論武装することが可能です |